Innoveren naast je bestaande ERP-systeem: Low-Code biedt de oplossing

Een ERP-systeem integreert gegevens van verschillende bedrijfsprocessen, variërend van financiën en voorraadbeheer tot productie en human resources, in een centrale database waarmee organisaties onder andere real-time inzicht krijgen, efficiëntie verhogen of belangrijke beslissingen ondersteunen. Door die centrale rol in het beheer van bedrijfsinformatie is het ERP-systeem vaak een cruciaal onderdeel van de werkzaamheden van veel medewerkers. Aanpassingen hebben daardoor grote gevolgen voor veel gebruikers en beperk je het liefst tot een minimum. Toch zijn er situaties waarin een aanpassing, upgrade of vervanging nodig is om competitief te blijven. Door low-code in te zetten als flexibele schil voor je ERP-systeem voeg je eenvoudig nieuwe functionaliteit toe en kun je snel waarde toevoegen aan je organisatie. Hoe precies? Dat leggen we uit in dit blog.

ERP-systemen: Hoe worden ze gebruikt?

De taak en werking van het ERP-systeem kan per organisatie flink verschillen, maar veelvoorkomende onderdelen zijn de financiële administratie van een organisatie, voorraadbeheer, productie, inkoop, verkoop en human resources. De keuze voor ERP-software is vaak een strategische afweging voor een langere periode. De implementatie ervan neemt veel tijd in beslag omdat het zoveel onderdelen en medewerkers van de organisatie raakt. Het is een typisch voorbeeld van een ‘system of record’, een systeem dat iedere organisatie nodig heeft om simpelweg te kunnen functioneren. Doorgaans wordt bij een ERP-systeem dan ook gekozen voor de aanschaf van een ‘off-the-shelf’ softwarepakket dat al die functionaliteiten beheerst.

ERP-systemen en maatwerk

Een wetswijziging, een nieuw idee of een kleine uitzondering; het komt overal wel eens voor dat de standaard software bedrijfsprocessen niet voldoende kan ondersteunen. Vaak wordt er dan gekeken of dit met een kleine aanpassing aan het ERP-syteem kan worden opgelost. Op termijn kan dit echter voor steeds grotere problemen zorgen, meerdere kleine wijzigingen stapelen zich over langere tijd op waardoor het pakket en de bedrijfsinformatie steeds meer afwijkt van de standaarden. Updaten naar een nieuwe versie is daardoor bijvoorbeeld complex, en heeft vaak veel impact. Het zijn typische tekenen van een ERP-systeem dat wordt gebruikt om meer te doen dan waarvoor het oorspronkelijk bedoeld is.

Jeroen Verhagen, Mendix consultant bij Bizzomate: “Een veelvoorkomende  is een ouder ERP-systeem waarvan de ondersteuning eindigt. Organisaties worden dan gedwongen om te kiezen voor een upgrade naar een nieuwe versie, of een geheel nieuw systeem. Op dat moment zien ze ook dat het vele maatwerk dat door de jaren heen aan het ERP-systeem is toegevoegd die keuze juist zo lastig maakt.”

Zo’n situatie kan ook zorgen voor terughoudendheid bij nieuwe ideeën. Als je bij voorbaat al weet dat aanpassingen aan het systeem veel tijd in beslag nemen en daardoor zorgen voor weerstand binnen de organisatie kan dit betekenen dat je de vraag niet eens meer aan de IT-afdeling stelt. Op die manier kan een ERP-systeem ook innovatie in je organisatie afremmen.

Veelvoorkomende redenen voor vervanging of upgrade

Er zijn verschillende redenen om het ERP-systeem te vervangen of te vernieuwen. We hebben de belangrijkste op een rijtje gezet:

• Kostenbesparing
• Oude systeem wordt niet meer ondersteund
• Strengere beveiligingseisen
• Veranderende bedrijfsdoelen
• Betere performance
• Modernisering
• Verhoogde productiviteit

Welke rol speelt Low-Code bij het vernieuwen van een ERP-systeem?

Te veel maatwerk in een systeem dat er niet op ingericht is bemoeilijkt dus toekomstige upgrades, en toch komen veel organisaties in deze situatie terecht. In die gevallen kan low-code op meerdere manieren uitkomst bieden.

Jeroen : “Organisaties kunnen aan de achterkant starten met het vervangen van hun oude ERP door een nieuw systeem terwijl ze de belangrijkste processen en componenten met low-code vernieuwen. Neem bijvoorbeeld een sterk verouderde interface waar veel gebruikers mee te maken hebben, dat gedeelte kun je met low-code vervangen door een nieuwe, efficiënte en gebruiksvriendelijke interface. Het grote voordeel daarvan is dat je zulke functionaliteiten snel en volledig naar wens kunt bouwen en daarmee belangrijke bedrijfsprocessen kunt digitaliseren of moderniseren. Ook is upgraden en onderhoud van een low-code applicatie veel makkelijker, zeker als het zich tot een specifiek proces beperkt. Zo zorg je ervoor dat de vaak langdurende upgrade van ERP-systemen geen grote impact heeft op je gebruikers.”

Naast het moderniseren van kritische bedrijfsprocessen kan low-code ook worden ingezet om nieuwe features als een flexibele schil toe te voegen aan het bestaande systeem. Hier gelden dezelfde voordelen; het onderliggende ERP-systeem blijft zoveel mogelijk op de standaard manier functioneren, de nieuwe functionaliteit is relatief snel te maken en het onderhoud ervan is een stuk eenvoudiger. Dat biedt ruimte voor innovatie en maakt het makkelijker voor organisaties om te innoveren doordat ze niet worden tegengehouden door de beperkingen van het ERP-systeem. Zo ontwikkelden we een app voor MediReva, een leverancier van medische hulpmiddelen, die gekoppeld werd met het bestaande ERP-systeem en de klantenservice ondersteunt bij het sneller helpen van klanten en het beter voldoen aan wet- en regelgeving.

Jeroen: “ERP-systemen moet je vooral gebruiken voor de standaard processen. Daar zijn ze goed in en daarvoor worden ze ook aangeschaft. Op het moment dat je afwijkt van de standaard processen is het beter om te kijken naar flexibele technologie die bij uitstek geschikt zijn voor dat maatwerk. Dat heeft als voordeel dat je niet in de problemen komt bij updates. Daarnaast is het veel eenvoudiger en sneller om maatwerk te maken met low-code omdat het vele malen flexibeler is dan grote ERP-pakketten die vooral bedoeld zijn om een groot aantal organisaties met standaard functionaliteit te ondersteunen.”

Conclusie 

Is je ERP-systeem aan vervanging toe, maar zit een grote hoeveelheid maatwerk je in de weg? Of wil je nieuwe features toevoegen die je bedrijf een stap verder helpen? Met low-code kun je functionaliteit snel upgraden, toevoegen of vervangen. Zo kun je het ERP-systeem laten doen waar het goed in is en zorg je ervoor dat het bijwerken of vervangen ervan een stuk overzichtelijker is dan wanneer je veel extra functionaliteit hebt toegevoegd. Op die manier draagt low-code bij aan efficiëntere processen, snelle innovaties en neemt de complexiteit af.

Je ERP-systeem ondersteunen met maatwerk? 

Zijn belangrijke bedrijfsprocessen hard toe aan vernieuwing, of zit je huidige systeem innovatie in de weg? Bizzomate helpt je verder! Met ruim tien jaar ervaring in het verder helpen van organisaties met low-code komen we samen tot de beste oplossing.
Neem contact met ons op!