Automatiseren van bedrijfsprocessen. Zo doe je dat!

Uit een recent McKinsey-onderzoek[1] blijkt dat activiteiten die nu nog 60 tot 70 procent van de werktijd van werknemers opslokken nu al te automatiseren zijn. Daaruit valt maar een conclusie te trekken: automatisering gaat de manier waarop bedrijven werken drastisch veranderen. Dit potentieel maakt het tot een topprioriteit in veel bedrijven. Maar wat is het automatiseren van bedrijfsprocessen eigenlijk en welke processen zijn hier het meest geschikt voor? Daar lees je meer over in deze nieuwe blog.

Wat is het automatiseren van bedrijfsprocessen?

Het automatiseren van bedrijfsprocessen betekent simpelweg dat je taken en processen in je bedrijf laat uitvoeren door computers en software in plaats van door medewerkers. Repetitief en tijdrovend werk wordt hierdoor vaak sneller en efficiënter uitgevoerd en medewerkers krijgen meer tijd voor andere belangrijke taken. Steeds meer bedrijven gebruiken procesautomatisering om handmatige taken te vervangen door geautomatiseerde oplossingen. Daardoor verlagen ze hun kosten en verhogen ze hun productiviteit.

Welke bedrijfsprocessen kunnen geautomatiseerd worden?

Er zijn bij bijna elk bedrijf verschillende bedrijfsprocessen die geoptimaliseerd kunnen worden met automatisering. Een mooi voorbeeld hiervan is het facturatieproces. De software zorgt dat facturen automatisch worden opgesteld en verzonden en dat de betalingen worden bijgehouden. Daardoor worden er minder fouten gemaakt en zijn medewerkers minder tijd kwijt aan administratie.

Neem bijvoorbeeld bouwbedrijf Mourik Industrie. Bizzomate bouwde voor hen een ‘Order to Cash’ applicatie op basis van Mendix low-code. Deze applicatie digitaliseert het volledige proces van de order tot facturatie en is gekoppeld aan het ERP-systeem waardoor er nu meer inzicht is in de uitgegeven orders, uren, de benodigde materialen, het onderhanden werk en openstaande bedragen.

Een ander mooi voorbeeld van het optimaliseren van bedrijfsprocessen met automatisering is voorraadbeheer. Door systemen te gebruiken die automatisch voorraadniveaus bewaken, bestellingen plaatsen bij leveranciers wanneer dat nodig is en meldingen genereren wanneer producten moeten worden bijgevuld, kunnen bedrijven hun voorraadbeheer grotendeels automatiseren.

Welke afwegingen moeten bedrijven maken bij het automatiseren van hun bedrijfsprocessen?

Bij het automatiseren van bedrijfsprocessen moeten bedrijven drie cruciale afwegingen maken. Ten eerste moeten ze vaststellen wat ze met de automatisering van processen willen bereiken. Kostenbesparingen, efficiëntieverbeteringen of het verbeteren van de klanttevredenheid kunnen redenen zijn om te kiezen voor het automatiseren van bedrijfsprocessen.

Een tweede belangrijke afweging is welke technologie je hier eventueel voor wilt inzetten. Kijk hierbij naar de schaalbaarheid, de beveiliging en de integratiemogelijkheden van de technologie. Bart Poelmans, IT-architect bij Bizzomate: “Het Mendix-platform is bij uitstek geschikt om de specifieke processen van organisaties te automatiseren. Het biedt namelijk verregaande ondersteuning om verschillende bronnen te combineren. Dit kunnen eigen business rules zijn, maar ook AI-functionaliteiten van cloud-leveranciers. Daarmee biedt het platform ondersteuning voor bijna iedere situatie, ongeacht hoe niche of uniek deze is.”

Het evalueren van de impact op werknemers, inclusief de eventueel benodigde omscholing is eveneens cruciaal om een soepele overgang te waarborgen. Het vooraf maken van deze strategische afwegingen is onmisbaar voor het succesvol automatiseren van je processen.

Wat zijn de grootste voordelen van het optimaliseren van bedrijfsprocessen met automatisering?

Het automatiseren van bedrijfsprocessen heeft veel voordelen. Dit zijn de vier belangrijkste:

• Efficiëntieverbetering

Door bedrijfsprocessen te automatiseren ben je minder tijd kwijt aan handmatige en repetitieve taken, waardoor processen sneller en nauwkeuriger verlopen. Dit resulteert in tijdsbesparing en lagere operationele kosten.

• Kostenbesparing

Door bedrijfsprocessen te automatiseren verbeter je de efficiëntie en voorkom je menselijke fouten. Daarmee kunnen bedrijven kosten verlagen, zoals arbeidskosten, materiaalverspilling en foutafhandeling, waardoor de winstgevendheid wordt verhoogd.

• Betere besluitvorming

Geautomatiseerde systemen genereren waardevolle gegevens en analyses in real-time, waardoor bedrijven snellere, geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Dit leidt tot een concurrentievoordeel en verbeterde klanttevredenheid. Al met al biedt automatisering bedrijven de mogelijkheid om effectiever en competitiever te opereren in een steeds digitalere zakelijke omgeving.

• Tijd besparen en leuker werk

Bart: “Met procesautomatisering kun je flink besparen op de tijd die je kwijt bent aan veelvoorkomende en terugkerende processen. Die besparing kan ervoor zorgen dat je als organisatie efficiënter wordt, of dat je meer tijd hebt om je te richten op initiatieven die echt waarde toevoegen aan je organisatie en die het werk voor collega’s leuker maken.”

Wil jij jouw bedrijfsprocessen automatiseren?

Wil jij jouw bedrijfsprocessen automatiseren en kun je daar hulp bij gebruiken?
Onze consultants helpen je graag!
Neem contact met ons op!

[1] Source: The economic potential of generative AI