Optimalisatie stageplanning

Naast de tijdsbesparing op de planning, zijn er nog meer voordelen. In een concurrerende markt waar veel vraag is naar nieuw opgeleid medisch personeel, kan het MUMC+ studenten nu stages aanbieden die precies aansluiten bij hun behoeftes. Het resultaat is dat minder studenten uitvallen tijdens hun opleiding. Aangezien veel studenten potentiële werknemers zijn, is het MUMC+ hierdoor in de toekomst verzekerd van meer personeel.

Stage Planner biedt bovendien uitgebreide managementinformatie waarmee het MUMC+ beter kan voorspellen hoeveel studenten er in de komende jaren zullen afstuderen. Daardoor heeft het ziekenhuis een beter beeld van het beschikbare personeel in de toekomst. De applicatie geeft ook meer informatie over de uitval per afdeling. Als bepaalde afdelingen een hoog uitvalpercentage hebben, kan het management van het MUMC+ besluiten de situatie te onderzoeken en indien nodig passende maatregelen te nemen.

Stage precies afgestemd op de behoeften van de studenten
Ook studenten profiteren van het gebruik van Stage Planner. Enkele weken voor het begin van hun stage ontvangen zij nu automatisch een e-mailnotificatie waarin hen wordt gevraagd hun voorkeuren voor een specifieke ziekenhuisafdeling door te geven. Mark van IJsselstein: “Voor een student die in de toekomst op de ambulance wil werken is een stage in het ziekenhuislab misschien niet zo geweldig, maar een stage op de Spoedeisende Hulp kan wel veel meerwaarde hebben. Met Stage Planner kunnen we nu een stage organiseren op een afdeling die precies aansluit bij hun wensen, met minder uitval van studenten als gevolg. We zien nu al dat ons gepersonaliseerde stageprogramma meer studenten aantrekt. Omdat er een groot tekort is aan goed opgeleid medisch personeel is dit voor ons een enorm concurrentievoordeel.”

Meer inzicht in de beschikbaarheid van medisch personeel
Voor de verschillende afdelingen van het ziekenhuis betekent het werken met Stage Planner dat zij automatisch via de applicatie te horen krijgen welke student stage komt lopen. Zij ontvangen vervolgens automatisch de dagplanning van de student waardoor het voor hen makkelijker wordt om de planning voor hun diensten te maken.

Stage Planner maakt ook andere informatie over de student automatisch beschikbaar, zoals hun leerdoelen. Door het aanvinken van vakjes kunnen de planners van de afdelingen aangeven dat zij de extra informatie hebben gelezen. Daardoor zijn de afdelingen minder tijd kwijt aan administratie en wordt een overload aan e-mails voorkomen. Stage Planner zorgt ook voor een betere verdeling van de juiste studenten over de verschillende afdelingen van het ziekenhuis.

Samenwerking met andere onderwijsinstellingen
Stage Planner is gebouwd voor studenten die verpleegkunde studeren, maar in de toekomst kan de applicatie eenvoudig worden uitgebreid naar andere opleidingen in de regio (OOR). Herbert Lebens, informatiemanager bij het MUMC+ en product owner: “Ik zie veel mogelijkheden voor Stage Planner. In principe zijn de stages van andere soorten ziekenhuisstudenten vergelijkbaar. Zo is Stage Planner al uitgebreid met stages voor geneeskundestudenten en de regionale opleidingsprogramma’s voor co-assistenten. Als alle stages straks via Stage Planner worden gepland, krijgt het ziekenhuis een compleet overzicht van de beschikbare stagiaires per afdeling. Dat is iets waar het ons in het verleden aan ontbrak.”

Lebens vult aan: “Nu we hebben gezien wat we kunnen bereiken, willen we het gebruik van Stage Planner graag verder opschalen. Het Zuyderland Medisch Centrum heeft al besloten om Stage Planner ook te gaan gebruiken. In de toekomst zouden alle medische centra in de regio via Stage Planner kunnen samenwerken. Dan kunnen we nog meer studenten een stage op maat aanbieden en krijgen ziekenhuizen in de regio meer grip op hun beschikbare personeel.”