Meer tijd voor cliënten en minder tijd voor administratie; dit is de grootste wens van veel zorgverleners. Automatisering kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren, maar hoe doe je dit succesvol? En hoe voorkom je dat digitaliseringsprojecten mislukken voordat ze van echte toegevoegde waarde zijn voor het personeel? Deze vragen stonden centraal tijdens het seminar “Automatisering in de Zorg,” georganiseerd in samenwerking met RPA-leverancier Tacstone Technology en Mendix. De belangrijkste conclusie: heldere projectdoelstellingen en het tijdig herkennen van signalen dat een project dreigt te mislukken zijn essentieel voor succesvolle zorgautomatisering.

Heldere Projectdoelstellingen en Lef
In de zorg lopen veel processen door elkaar, wat leidt tot een vicieuze cirkel van inefficiëntie. Marc Gelissen benadrukt: “Bij automatiseringstrajecten in de zorg zijn heldere projectdoelstellingen onmisbaar. Ze bieden richting en focus, waardoor teamleden precies weten wat er van hen verwacht wordt. Daarnaast moet je het team stimuleren om risico’s te nemen voor het succes van het project. Lef tonen moet je belonen om innovatieve oplossingen te vinden die het zorgproject doen slagen.”

Faalpatronen Herkennen
Paul Iske, hoogleraar Individual & Organizational Learning aan de Universiteit Maastricht, heeft jarenlang onderzoek gedaan naar mislukte projecten. Hij identificeerde 18 archetypes van faalpatronen. “Teams leren pas van projecten als ze niet lopen zoals verwacht. Deel mislukkingsverhalen binnen de organisatie om hiervan te leren. Zo herken je patronen en voorkom je dat je automatiseringsproject mislukt,” aldus Iske.

De Toegevoegde Waarde van Digitalisering
Sander Terhorst, Senior Manager bij Tacstone Technology, gelooft dat automatisering alleen succesvol is als mensen de toegevoegde waarde ervan inzien. “Ook in de zorg worden oplossingen alleen gebruikt als de toegevoegde waarde duidelijk is. Dit blijft zo, zelfs met de opkomst van AI. Zie AI als aanvullende intelligentie die de impact van automatisering kan vergroten, mits de toegevoegde waarde ervan wordt herkend,” stelt Terhorst.

Gebruiksvriendelijkheid is Cruciaal
Gerbrand van de Beek, Chief Digital Officer bij de Mental Care Group, benadrukt het belang van gebruiksvriendelijkheid. “Cliëntportalen moeten uitnodigen tot interactie en cliënten op een gebruikersvriendelijke manier inzicht geven in hun behandeltraject. Alleen met voldoende nadruk op gebruiksvriendelijkheid kunnen cliënten optimaal worden ondersteund, waardoor de automatiseringsoplossing echte toegevoegde waarde biedt.”

Software Kopen of Bouwen?
Het kiezen tussen het kopen van software of het ontwikkelen van maatwerkoplossingen is een strategische keuze die bepalend is voor het succes van automatiseringstrajecten. Charles Bronzwaer, partner bij Bizzomate en low-code pionier, legt uit: “Aangekochte applicaties moeten naadloos aansluiten op de werkprocessen van de zorginstelling. Maatwerkapplicaties met low-code kunnen specifieke werkprocessen volledig ondersteunen, waardoor de kans op mislukking aanzienlijk kleiner wordt.”

Conclusie
Automatisering kan zorgverleners helpen meer tijd voor cliënten vrij te maken door administratieve lasten te verminderen, mits de projecten goed worden uitgevoerd. Succesvolle automatisering vereist heldere projectdoelstellingen, het tijdig herkennen van faalpatronen, innovatie en risicobereidheid binnen het team, en het kiezen van de juiste software die optimaal aansluit op de werkprocessen. Alleen met deze aanpak wordt de toegevoegde waarde van automatisering in de zorg volledig benut.