Foutloze salarisberekeningen
Europese bouwonderneming gebruikt Avola Decision om salarisberekeningsproces efficiënter te maken
Streven naar een efficiëntere salarisadministratie
Als internationaal bouwbedrijf ben je gebonden aan verschillende collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s). Als aan het einde van de maand de werknemers betaald moeten worden, wil je er zeker van zijn dat dit proces soepel verloopt en dat iedereen betaald krijgt waar hij of zij recht op heeft. Avola Decision hielp onze klant bij het bijhouden van de CAO’s, het besparen van 14 FTE’s en het verbetereren van de werknemerstevredenheid door het aantal fouten bij het uitkeren van het salaris flink te verlagen.
- Efficiëntere salarisafhandeling
Om te zorgen dat elke medewerker krijgt waar hij recht op heeft. - Tevredenheid medewerkers verbeteren
Door minder fouten. - Meer transparantie
Doordat regels zijn vastgelegd in Avola Decision.
Verschillende CAO's bijhouden en interpreteren voor een correcte loonberekening
De CAO vormt een aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomst en legt afspraken en regelingen vast over lonen en andere arbeidsvoorwaarden. Omdat de klant actief is in de bouwsector, is het bedrijf aan veel verschillende CAO’s gebonden. Zo hebben timmerlieden, schilders, metaalbewerkers en bouwvakkers allemaal hun eigen CAO. Ook werken werknemers in verschillende ploegen, in dag- en nachtdienst, met verschillende vergoedingen en beloningen.
Zodra de werknemers hun maandelijkse uren registreren, moet onze klant de geregistreerde uren matchen met de bijbehorende CAO van de werknemer en de vergoeding berekenen waar de werknemer recht op heeft. Dit klinkt vrij eenvoudig, maar in werkelijkheid bleek dit proces gevoelig voor fouten en ontbrak het aan transparantie.
Het grootste obstakel voor een soepel proces was dat het bedrijf niet over één centraal systeem beschikte waarin alle verschillende CAO’s werden bijgehouden en automatisch werden geïnterpreteerd. Daardoor konden ze niet garanderen dat de toegepaste regels up-to-date waren. In plaats daarvan gebruikte onze klant verschillende systemen die de CAO’s allemaal anders interpreteerden. Dit leidde regelmatig tot verkeerde berekeningen die dan handmatig door een HR-medewerker in een Microsoft Excel-spreadsheet moesten worden opgespoord en hersteld. Dit kostte enorm veel tijd en bovendien zorgde het proces ook voor veel frustratie bij de werknemers die regelmatig werden geconfronteerd met een loonstrook die niet klopte.
Decision Management als oplossing voor salarisberekeningen
De beste manier om de problemen van onze klanten op te lossen was om te beginnen met het opzetten van één centraal systeem voor urenregistratie. Hiervoor gebruikten we het Mendix low-code platform. De volgende stap was het integreren van een systeem dat elke CAO kon onderhouden en interpreteren. Om het salarisberekeningsproces te integreren en decision management toe te passen, werd gekozen voor Avola Decision. Het Avola platform helpt bij het in kaart brengen van de logica en de regels die worden gebruikt voor het nemen van beslissingen. De specificaties van elke CLA werden omgezet naar business rules. Vervolgens werden alle bedrijfsregels samengevoegd in beslismodellen die via Avola Decision werden geautomatiseerd.
Als een werknemer zijn of haar werkuren registreert, past het systeem automatisch de juiste CAO toe. De salarisberekeningen worden volledig automatisch uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst. Als er een vraag is over een berekening kan de HR-medewerker eenvoudig toegang krijgen tot het systeem en de logica van de berekening controleren, aangezien alle berekeningen worden gelogd. Op deze manier is het volledig transparant waarom het systeem op dit specifieke bedrag is uitgekomen.
Versiebeheer en governance
Aangezien CAO’s regelmatig worden gewijzigd, moest het systeem eenvoudig aanpasbaar en beheerbaar zijn. Er moest een nieuwe CAO of bestaande kunnen worden toegevoegd of gewijzigd. Speciaal voor dit doel biedt Avola Decision functionaliteit voor versiebeheer en governance. Zo kunnen mensen verschillende versies van een beslissingsmodel bouwen. Hierdoor kan het bouwbedrijf zowel de oude als de nieuwe versie van elke CAO uitvoeren, waardoor ze kunnen voorspellen en simuleren hoe een verandering in een CAO het bedrijfsresultaat zou beïnvloeden.
Wat is Avola Decision?
Reductie van 14 FTE's bij HR, meer transparantie en verbeterde medewerkerstevredenheid.
Nu de interpretatie van elke CAO is geautomatiseerd, zijn HR-medewerkers niet langer bezig met het handmatig herstellen van fouten in salarisberekeningen. Door gebruik te maken van de beslismodellen van Avola kon de HR-afdeling binnen 6 maanden na de implementatie met 14 FTE’s inkrimpen. Als werknemers vragen hebben over hun salaris, kunnen HR-medewerkers nu eenvoudig inloggen op het systeem en hen een antwoord geven.
Flexibel en toekomstbestendig
Met Avola Decision is er nu volledige controle over de toewijzing van werktijd. HR-medewerkers hebben de mogelijkheid en de kennis om elke CAO in het centrale systeem aan te passen. Ze kunnen ook een extra CAO aanmaken als dat nodig is, bijvoorbeeld in het geval van een overname. Deze flexibiliteit maakt het systeem toekomstbestendig. En als er onderhandelingen zijn over CAO’s kan Avola Decision gebruikt worden om te simuleren hoe specifieke scenario’s hun inkomsten zouden beïnvloeden. Zo draagt het systeem ook bij aan strategische beslissingen.
De HR-afdeling van het bouwbedrijf wordt nu nog maar zelden gecontacteerd door gefrustreerde werknemers die een verkeerd loon hebben ontvangen. Het belang hiervan mag niet onderschat worden, want de strijd om talent maakt het moeilijk om werknemers aan te trekken en te behouden. Ervoor zorgen dat mensen krijgen waar ze recht op hebben, vormt een belangrijke basis waardoor de tevredenheid van werknemers aanzienlijk is verbeterd.
Gerelateerd:
- Besparing van 14 FTE
Door de inzet van beslismodellen. - Verhoging medewerkerstevredenheid
Door veel minder fouten in salarisberekeningen. - Volledige transparantie
Doordat alle CAO-regels zijn vastgelegd.
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die jouw instelling begrijpt en dit vertaalt naar digitale oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
