Digitalisering zorglogistiek
Low-code apps bieden procesondersteuning tijdens volledig cliënttraject bij GGZ inGeest
Administratieve druk verlagen met low-code
Het is al jaren een pijnpunt: de wachtlijsten voor geestelijke gezondheidszorg. Cliënten moeten vaak maanden wachten voor ze terecht kunnen. Dit geldt ook voor GGZinGeest. Om cliënten sneller en efficiënter te kunnen helpen, besloot de instelling het zorglogistieke proces rond de in- door- en uitstroom van cliënten volledig te digitaliseren met Mendix low-code en Robotic Process Automation (RPA).
- Beperkte ondersteuning automatisering
Veel handmatige handelingen en foutgevoelig invoerwerk in verschillende systemen - Voldoen aan Treeknorm
Richtlijnen van verzekeraars als strategisch doel - Digitalisering als onderdeel van verbeterplan
Robotisering en automatisering zorglogistieke proces belangrijk speerpunt
Handmatig en foutgevoelig invoerwerk
GGZ inGeest is een middelgrote aanbieder van geestelijke gezondheidszorg in de regio Amsterdam en Kennemerland. De instelling beschikt over diverse (poli)klinieken en levert ambulante zorg aan mensen met psychische klachten. Er werken zo’n 1800 mensen, zowel behandelaars als ondersteunend personeel.
Cliënten die zich aanmelden bij één van de vestigingen van de GGZ inGeest moeten zo snel en goed mogelijk geholpen worden. Hun cliëntgegevens moeten worden ingevoerd en hun zorgvraag moet juist worden geïnterpreteerd. Vervolgens is het van belang dat de juiste behandelaar wordt gevonden en er afspraken worden ingepland tussen cliënt en behandelaar.
Het zorglogistieke proces bij GGZ inGeest werd beperkt ondersteund door automatisering. Dat resulteerde in veel handmatige handelingen en foutgevoelig invoerwerk in verschillende systemen. Daardoor kostte het medewerkers veel tijd om met mailen en bellen cliënten op de juiste plek te krijgen. Ook droeg het niet bij aan de wens van GGZ inGeest om te voldoen aan de Treeknorm, een door verzekeraars opgestelde norm voor wachttijden in de zorg.
Digitalisering centraal onderdeel van verbeterplan
Als reactie op de toenemende financiële- en personeelsdruk, stelde GGZ inGeest een verbeterplan op. Het doel was de organisatie efficiënter te laten functioneren en de wachttijden te verkorten. Een belangrijk onderdeel hiervan was het digitaliseren van het zorglogistieke proces rond de in-, door- en uitstroom van cliënten. Robotisering en automatisering waren hierbij belangrijke uitgangspunten.
GGZ inGeest koos voor UiPath voor robotisering en Mendix low-code voor applicatieontwikkeling. De gekozen oplossingen zijn snel aanpasbaar, zodat makkelijk is in te spelen op wijzigende wet- en regelgeving en organisatieveranderingen. De instelling ging vervolgens op zoek naar experts die hen hierbij konden ondersteunen. Na een marktonderzoek kozen ze voor Bizzomate en Tacstone.
Klaas Nieuwhof, ICT directeur van GGZ InGeest: “Digitalisering speelt een belangrijke rol in het omvangrijke verbetertraject dat we binnen onze instelling in de komende twee jaar gaan uitvoeren. Door als ICT-afdeling te investeren in back-office applicaties, scheppen we de ideale randvoorwaarden om de doorlooptijd van cliënten te verlagen en de efficiency van onze organisatie in de komende jaren aanzienlijk te vergroten. We zijn in zee gegaan met de combinatie van Bizzomate en Tacstone Technology omdat zij de technologie, expertise en ervaring in huis hebben om dit digitaliseringstraject van het begin tot het eind te ondersteunen.”
Service design workshops
Bizzomate en Tacstone Technology startten het digitaliseringstraject door alle systemen en tools in de instelling in kaart te brengen. Daarnaast analyseerden ze in diverse service design workshops waar de pijnpunten en bottlenecks lagen en bekeken ze hoe ze werkprocessen het beste konden ondersteunen.
Daarna startte Bizzomate met de digitalisering van het instroomtraject. De eerste applicatie dient ter ondersteuning van het zorgproces van cliënten. Deze borgt de zorglogistieke processen en introduceert taakgericht werken. Zo krijgt de instelling helder waar de cliënt zich precies bevindt in het behandeltraject.
Zo werken wij
Grote betrokkenheid van de werkvloer
Door gebruik te maken van het Mendix low-code platform kon de eerste versie van de applicatie al binnen drie maanden live. De applicatie zal in eerste instantie gebruikt worden door 150 man ondersteunend personeel en in de toekomst door zo’n 850 behandelaars.
Het ondersteunend personeel is enthousiast over de eerste versie. Door de agile aanpak van Bizzomate zijn ze nauw betrokken bij de ontwikkeling. Dat geeft hen de kans om hun werkprocessen anders in te richten en lang gewenste verbeteringen rondom het informeren van verwijzers en cliënten aan te brengen.
De applicatie integreert bovendien nu al naadloos met het huidige applicatielandschap van InGeest, zoals e-mail, het elektronisch cliëntendossier (ECD) en het Algemeen Gegevens Beheercode (AGB)-register. Medewerkers kunnen verwijzingen vanuit één centrale omgeving behandelen en efficiënter en taakgerichter samenwerken over de verschillende vestigingen heen. Ook kunnen ze beter zien via welke communicatiekanalen ze het beste te benaderen zijn.
RPA-leverancier Tacstone Technology houdt zich in de eerste fase bezig met het automatiseren van het inschrijven van cliënten in het ECD. Mark de Poorter, partner bij Tacstone Technology: “Het automatiseren van het inschrijfproces draagt sterk bij aan de administratieve lastenverlaging van de medewerkers van GGZ InGeest. Zo worden er bij het inschrijven van cliënten minder fouten gemaakt en kan de instelling meer doen met dezelfde personele bezetting. Dat geeft ze ruimte om zich meer bezig te houden met hun kerntaak: het leveren van de beste geestelijke gezondheidszorg.”
Joppe van Gisbergen, partner bij Bizzomate: “Het vergt daadkracht en visie om in een traditionele omgeving als de zorg niet te kiezen voor een kant en klaar product maar voor een flexibele maatwerkoplossing op basis van Mendix low-code en RPA. Wij hebben er erg veel zin in om dit uitdagende traject samen met het team van GGZ InGeest verder op te pakken. We zijn ervan overtuigd dat we met onze kennis van het digitaliseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen in de komende twee jaar een grote impact zullen hebben op het verbeteren van het instroom, doorstroom en uitstroomproces van cliënten van GGZ inGeest zodat ze beter en sneller geholpen worden.”
Nieuwhof voegt toe: “Dankzij de grondige aanpak van Bizzomate in het voortraject hebben we nu al een veel beter beeld van hoe we onze werkprocessen verder kunnen optimaliseren. We hebben met elkaar een aantal belangrijke doelstellingen geformuleerd waaronder betere informatievoorziening voor cliënten en behandelaren, cliënten sneller op de juist plek krijgen, administratieve lastenverlichting en kostenbesparingen. Met Bizzomate en Tacstone aan boord heb ik er het volste vertrouwen in dat we deze doelstellingen uiteindelijk volledig gaan realiseren. We hebben met de digitalisering van het instroomtraject alvast een goede start gemaakt.”
Zelf afspraken maken in de toekomst
Een belangrijk onderdeel van het vervolgtraject wordt een planningsapplicatie. Daardoor wordt de behandelcapaciteit van de instelling beter inzichtelijk en wordt de kostbare tijd van de beschikbare behandelaars zo optimaal mogelijk benut.
Door hen inzicht te verschaffen in de beschikbaarheid van behandelaars, kunnen cliënten dan bijvoorbeeld zelf digitaal een afspraak inplannen met een behandelaar op een tijdstip dat hen schikt. Het Mendix-platform is uitermate geschikt om ook deze doelstellingen te realiseren.
Gerelateerd:
- Meer betrokkenheid personeel bij digitalisering
Agile werkwijze betrekt medewerkers en vergroot draagvlak - Naadloze integratie
App werkt samen met huidige applicatielandschap waaronder e-mail, ECD en AGB-register - Centrale omgeving zorgt voor efficiëntie
Samenwerking, inzicht en communicatie tussen meerdere vestigingen beter mogelijk
Daag ons uit!
Op zoek naar een partner die je organisatie begrijpt en dit vertaalt naar digitale oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
